Propósito del cargo: Validar, administrar y garantizar la veracidad, consistencia y confiabilidad de la información académica institucional, asegurando la correcta gestión de los registros académicos de estudiantes y egresados, el cumplimiento de la normatividad del Sistema de Educación Superior y la adecuada trazabilidad de los procesos académicos, en coherencia con los lineamientos institucionales y del Ministerio de Educación Nacional.
Responsabilidades principales
1. Administración del sistema de información académica
Administrar el sistema de información académico institucional, garantizando la completitud y actualización de los planes de estudio y del récord académico de estudiantes y egresados.
Realizar el registro, validación y control de matrículas, notas, homologaciones, certificaciones y demás trámites académicos.
Asegurar la correcta custodia y gestión de la información académica conforme a las políticas institucionales y normas de protección de datos personales.
2. Gestión de grados, títulos y certificaciones
Tramitar las solicitudes de grado, verificando el cumplimiento de los requisitos legales, académicos e institucionales para optar por el título.
Realizar el registro y control de diplomas, actas y documentación asociada, garantizando su adecuada custodia y trazabilidad.
Reportar los graduados a los organismos internos y externos correspondientes.
3. Reportes académicos y cumplimiento normativo
Elaborar y suministrar reportes de información académica a las diferentes áreas internas de la institución.
Reportar la información académica a los sistemas externos del sector educativo (SNIES, OLE, SACES), diligenciando correctamente las planillas y formatos requeridos por el Ministerio de Educación Nacional.
Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente del Sistema de Educación Superior y los reglamentos académicos institucionales.
4. Atención a la comunidad académica
Brindar atención oportuna y clara a estudiantes, egresados, docentes y demás actores de la comunidad académica en relación con los procesos propios del área de Registro y Control.
Promover una experiencia de servicio positiva, basada en la precisión de la información, la orientación adecuada y el trato respetuoso.
5. Articulación y mejora de procesos
Coordinar con las áreas académicas, administrativas y financieras para asegurar la coherencia y calidad de los procesos académicos.
Cumplir con las responsabilidades descritas en los procesos y procedimientos institucionales.
Elaborar informes asignados por el jefe inmediato y atender requerimientos propios del cargo.
Ejecutar las demás funciones inherentes al rol.
Requisitos del perfil
1. Formación académica
Profesional en carreras administrativas, preferiblemente en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Sistemas, Software o áreas afines.
2. Experiencia
Mínimo dos (2) años de experiencia en áreas de Registro y Control universitario, gestión académica o funciones afines.
Experiencia en instituciones de educación superior (deseable en programas del área de la salud).
3. Conocimientos específicos
Normatividad del Sistema de Educación Superior y reglamentos académicos institucionales.
Manejo de sistemas de información académica y bases de datos para la gestión estudiantil.
Procedimientos de matrícula, registro de notas, certificaciones, verificación de títulos, grados y demás trámites académicos.
Gestión documental y administración de archivos con aplicación de normas de protección de datos personales.
Manejo de sistemas de información internos y externos del sector educativo (SNIES, OLE, SACES).
Dominio de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint).
4. Competencias blandas
Atención al detalle y alta precisión en el manejo de información.
Organización y gestión eficiente del tiempo.
Comunicación efectiva y clara.
Capacidad de análisis y resolución de problemas.
Trabajo en equipo y coordinación interáreas.
Adaptabilidad y flexibilidad frente a cambios normativos y operativos.
Orientación al servicio y al cumplimiento de procesos.
